Bei der Behörde

Wie verhalte ich mich im Umgang mit der Behörde?

Der richtige Umgang mit seinem Gegenüber, also der Leistungsbehörde, in Person des zuständigen Sachbearbeiters, entscheidet oftmals darüber, wie schwer oder wie leicht es die Behörde dem Leistungsempfänger, bzw. Antragsteller, für die Dauer des Leistungsbezuges macht. Darum ein paar "Verhaltensregeln", die das unvermeidbare Miteinander erleichtern und möglichst effektiv machen sollen:

Wenn das persönliche Gespräch mit dem Leistungssachbearbeiter oder Arbeitsvermittler/Fallmanager erforderlich ist:

  • Bereiten Sie sich gut auf das Gespräch vor. Überlegen Sie also frühzeitig welche Ziele Sie in dem Gespräch erreichen wollen und lassen Sie sich von Ihrem Gegenüber nicht überrumpeln. Wenn Sie einen Antrag stellen wollen, bereiten Sie diesen vorher schon als Schriftstück vor und nehmen den in zweifacher Ausfertigung mit. Auf der Kopie lassen Sie sich den Empfang bestätigen.
  • Treten Sie selbstbewusst und als gleichberechtigter Gesprächspartner Ihres Gegenübers auf.
  • Formulieren Sie kurz, knapp und sachlich, ohne Emotionen, Ihr Anliegen.
  • Seien Sie freundlich und höflich, aber bestimmt. Sie sind kein Bittsteller.
  • Nehmen Sie, wenn irgendwie möglich, einen Beistand mit. Stellen Sie diesen Begleiter namentlich als Ihren Beistand vor. Vermeiden Sie unbedingt die Verwendung des Begriffs "Zeuge". Sie haben, nach § 13 Abs. 4 SGB X, einen Anspruch darauf, bei jedem Gespräch einen Beistand dabei zu haben. (Mehr dazu auf der Seite "Allgemeine Infos")
  • Der Beistand sollte ein Gesprächsprotokoll führen. Haben Sie ausnahmsweise keinen Beistand dabei, versuchen Sie den Sachbearbeiter am Ende des Gespräches dazu zu bewegen, eine Aktennotiz mit dem Gesprächsinhalt anzufertigen, die von Ihnen und dem SB unterschrieben wird, und von der Sie eine Abschrift erhalten. Sollte auch das nicht möglich sein, fertigen Sie nach dem Gespräch ein Gedächtnisprotokoll, in dem das Datum, Uhrzeit und Dauer des Gesprächs, der Name des Gesprächspartners sowie der Gesprächsinhalt dargelegt wird. Dieses Protokoll bewahren Sie bitte gut auf.
  • Wenn in dem Gespräch ein konkretes Handeln vereinbart wird, dann fassen Sie am Ende des Gespräches noch mal zusammen, wer nun was zu tun hat.
  • Werden konkrete Entscheidungen, zum Beispiel auf einen Antrag, getroffen, lassen Sie sich diese unbedingt schriftlich, in Form eines Bescheides bestätigen.


Neben dem persönlichen Gespräch gibt es selbstverständlich auch schriftliche Kommunikation

Bitte beachten Sie: Alles was ein Behördensachbearbeiter Ihnen mündlich, möglicherweise sogar noch telefonisch mitteilt, hat im Zweifelsfall keinerlei Wert und ist nie beweisbar!

Darum muss alles, was irgendwie leistungsrelevant ist, oder von Bedeutung für die Vermittlung in Arbeit oder gegebenenfalls mögliche Sanktionen, Rückforderungen oder ähnliches betrifft, immer schriftlich und nachweislich also entweder per Einschreiben, oder persönlich gegen Empfangsbestätigung, mitgeteilt werden. Das gilt insbesondere für:

  • Anträge jeder Art
  • Widersprüche
  • Mitteilungen über leistungsrelevante Änderungen, beispielsweise zu Ihrem Einkommen oder Vermögen
  • Mitteilung über Arbeitsaufnahme (auch bei geringfügiger Beschäftigung)
  • Genehmigung einer Ortsabwesenheit
  • Änderungsvorschläge zur Eingliederungsvereinbarung
  • Terminabsagen oder Terminverschiebungen